Politique protection des renseignements personnels
Poulin Opticien s'engage à assurer la protection des renseignements personnels que vous lui confiez.
Ces informations permettent à l'ensemble de l'équipe de Poulin Opticien de répondre à vos besoins en
matière de soins oculo-visuels, de communiquer avec vous et de donner suite à vos demandes.
L'entièreté de l'équipe Poulin Opticien suit la politique de confidentialité suivante :
1- Ce que nous recueillons et les raisons pour lesquelles nous le faisons
Dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à récolter les informations personnelles de nos
clients/patients. Ces informations sont essentielles afin de pouvoir les identifier et constituer leur
dossier afin de bénéficier des services professionnels et des produits offerts.
a. Sur notre site internet
Pour la prise de rendez-vous en ligne, nous receuillons :
• Votre nom et prénom
• Votre adresse courriel
• Votre numéro de téléphone
Ces éléments récoltés sont seulement utilisés pour communiquer avec vous la date, l'heure et tous les
renseignements nécessaires pour votre rendez-vous avec l'équipe de professionnels de la vue de Poulin
Opticien. De ce fait vous consentez à recevoir par voie électronique toutes informations concernant
Poulin Opticien telles que les rappels d'examens visuels, les copies de factures d'achats et autres
communications nécessaire à vos besoins visuels.
Pour les candidatures spontanées, nous receuillons :
• Votre nom et prénom
• Votre adresse courriel
• Votre numéro de téléphone
• Votre curriculum vitea
Grâce à ses informations, nous pourrons communiquer avec vous et vous faire part de notre avis
suivant les critères des profils que nous recherchons. Ces informations seront conservées de manière
numérique et suivront la politique de confidentialité internet des informations personnelles de Poulin
Opticien lors d'un exercice de dotation en personnel.
b. Votre visite en personne
Lors de votre visite en personne dans notre établissement de Poulin Opticien, vous consentez à notre
politique de confidentialité en nous donnant volontairement, et selon le cas :
• Votre nom et votre prénom
• Votre date de naissance
• Votre adresse courriel
• Un numéro de téléphone
• Votre numéro d'assurance maladie
• Vos informations concernant votre statut canadien (autochtone, réfugié, demandeur d'asile, ou
autre programme fédéral ou provincial)
• Vos informations générales sur la santé
• Vos traitements médicaux ou médicamenteux que vous pourriez suivre
Chaque client/patient est enregistré distinctement dans notre système de gestion.
Chaque renseignement personnel nous permet :
• De communiquer facilement avec vous et de vous envoyer de l'information comme des factures;
• De procéder aux réclamations à la RAMQ à la suite de services rendus;
• De procéder aux demandes de traitements des réclamations envers les divers programmes
provinciales ou fédérales s'appliquant à votre situation.
• D'obtenir des informations sur la santé et des traitements en cours pour une meilleure
compréhension de votre situation.
2- Comment nous les traitons
Une fois les informations recueillies, elles sont enregistrées dans notre système de gestion. Chaque
renseignement se transmet dans les différents modules du système selon le service demandé ou en
cours d'exécution : un examen de la vue, une commande de produits en optique ou la facturation. Ainsi
les renseignements transigent en très grande majorité de manière numérique et exclusivement pour une
utilisation interne.
Dans le cas de demandes d'une référence vers un hôpital, un service en ophtalmologie ou un autre
établissement, ces informations sont divulguées et transmises par télécopieur ou par courriel afin de
poursuivre votre prise en charge. Ces institutions, en dehors de Poulin Opticien sont également
soumises à la même réglementation concernant la protection des renseignements personnels. Chacune
d'elles possédant ses propres politiques et procédures à ce sujet, nous ne pouvons pas endosser la
responsabilité de leurs mises en place et de leurs applications.
3- Comment nous les conservons
À l'heure actuelle, tous les renseignements personnels sont enregistrés sur papier et numériquement.
Ainsi, ces données numériques sont stockées grâce à la technologie info-nuagique. Toutes les données
papiers sont conservées dans un endroit sécuritaires que seuls les employés actuels de Poulin Opticien
y ont accès.
L'ensemble de nos professionnels de la vue sont soumis à une clause de confidentialité, à même leur
contrat de travail, stipulant l'interdiction de reproduire, divulguer et s'approprier les renseignements
personnels récoltés auprès de notre clientèle pour quelque raison que ce soit.
4- Quand et comment nous les détruisons
Les dossiers papiers sont détruits après une période de six années d'inactivité, c'est-à-dire qu'aucun
service ou achat de produit a été rendu durant ces années. La destruction, à la suite de cette période,
s'effectue conformément aux recommandations des différents ordres de nos professions.
Pour le format numérique, le dossier client deviendra inactif. Les renseignements personnels seront
archivés et non-utilisables jusqu'à ce qu'ils soient réactivés à la demande du client.
5- Maintenance du matériel informatique et des logiciels utilisés
Les mises-à-jour obligatoires de nos différents appareils informatiques et de nos logiciels ainsi que le
service de maintenance externe pour ceux-ci, nous assurent les protections adéquates des données.
Pour plus d'informations
Si vous avez des questions concernant notre politique, nous vous invitons à communiquer avec la
personne responsable de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels,
également chargée de veiller au respect de cette politique et des procédures impliquées.
Pour exprimer vos commentaires ou une plainte au sujet du non-respect de cette politique, vous pouvez
communiquer avec :
Nadyne Bouchard, o.o.d.
Opticienne et Propriétaire de Poulin Opticien
5020 1ère avenue
Québec, Qc
G1H 2T7
418-622-7566
poulinopticien@videotron.ca
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